O le lipoti a le Suetusi Sili mo le Matagaluega o Faamasinoga ma le Faafoeina o tulaga tau Faamasinoga 1 Tesema 2013 – 28 Fepuari 2014, na molimauina ai le leai o se galuega na faatinoina e le Matagaluega e foia ai nisi o faafitauli ma faaletonu na fautuaina ai e le Suetusi Sili mai i le sueina o tusi o tausaga ua alu, lea lava o lo o maitauina i le lipoti lenei le tula’i mai pea o nei faaletonu.
1. Mataupu i luga o Risiti ma Tupe Maua e aofia ai:
* Sa iai suiga (alterations) sa faatinoina i luga o kopi o risiti (receipt duplicate copy). E $5,600 se aofaiga na faarisiti mo se faatau tu’i faalauaitele (public auction) e lei teuina i le faletupe (not banked).
* Sa iai risiti e lei mafai ona faamaonia ona o le leai o ni faamaumauga talafeagai e mautinoa ai o le aofaiga na faarisiti o le aofai lea na tuuina mai mo le auaunaga ofoina atu e le Matagaluega. E tatau i le Matagaluega ona tapu le faia o ni suiga i luga o kopi o risiti ma e tatau foi ona teu uma i faletupe tupe maua ma ia mautinoa le iai o faamaumauga uma e faamaonia ma lagolagoina ai aofai o tupe e aoina mai e le talitupe i aso taitasi.
2. Mataupu i luga o Teuga tupe Faamavaega Faapitoa (Special Trust Accounts) e aofia ai:
* Siaki e lei tauaaoina i le faletupe (unpresented cheque)
* Tuai ona faatinoina o teuga tupe i le faletupe
* O faamaumauga uma e faatinoina e le sui ofisa e tasi e aunoa ma le vaevaeina lelei o tiute tauave e faaitiitia ai faafitauli e ono tutupu ai. E tatau i le Matagaluega ona tausisi i le faiga faavae masani a le Malo i le teuina lea o tupe maua i le faletupe i aso taitasi. E tatau foi ona faamaumau lelei, siaki ma faapaleni uma faamaumauga a le Matagaluega ma faamaumauga a le faletupe ina ia mautinoa le sa’o atoatoa o faamaumauga uma. E tatau foi ona vaevaeina lelei matafaioi e nafa ma tagata faigaluega eseese ina ia fo’ia ai ni faafitauli e ono tulai mai.
3. E manaomia le faaleleia o faamaumauga o Tusi Saisai a le Matagaluega ma ia mautinoa le atoatoa ma le malu puipuia o faamaumauga uma. E fesoasoani foi lea i le poloketi a le Matagaluega i le faaliuliuina o faamaumauga i auala faanei onapo (digitization project). Sa tali mai le Matagaluega e ese faamaumauga e tuuina atu e le Matagaluega o Leoleo mai faamaumauga o loo fautuaina ma o le ala lea e le mafai ai ona faatinoina lenei fautuaga.
4. O le iloiloga o tupe totogi (payments) na maitauina ai mataupu nei:
* E iai masini ea malulu e lua e lei faamauina i le resitala o aseta. O aseta uma ma meatotino a le Malo e tatau ona faamau lelei i le resitala.
* E iai le masini kopi (photocopier) sa faatauina e le Matagaluega i le masina o Tesema ma totogiina ai le aofai e $22,000. Sa maitauina i le aso o le matou suega e tusa lea ma le lima masina talu ona maea totogi le tupe ae aunoa ma le tuuina atu o lenei masini i le Matagaluega. Sa faapea mai le Matagaluega o le masini kopi sa tuuina atu i le latou ofisa i le masina o Tesema ina ua totogiina le tupe, ae peitai e lei sa’o le masini na tuuina atu e tusa ai ma le latou talosaga. O lea na toe faafoi ai lea masini i le faleoloa na faatau mai ai e faatalitali ai le masini sa’o mai atunuu mamao.
* O pepa mo le totogiina o oloa (invoice) sa maitauina le tuuina muamua mai ae lei saunia pepa e talosaga ai mo oloa (purchase order) e pei o faiga faavae masani a le Malo.
Sa tali mai le Matagaluega e iai nisi o taimi e manaomia ai tuutuuga faapitoa ona o taualumaga o faamasinoga ma nisi o manaoga faavavave ma e tuuina atu lava tusi talosaga mo se faamaoniga ma se faatagana mai le Matagaluega o Tupe (MOF) poo le Ofisa Suetusi (Audit Office).
Matagaluega o Faamasinoga ma le Faafoeina o tulaga tau Faamasinoga mo le tausaga faaletupe faaiuina 30 Iuni 2014
1. Tupe maua na fuafuaina mo nisi o vaega o galuega faatino (outputs) e lei ausia e le Matagaluega. E tatau i le pulega ona toe iloilo auala ma metotia o loo fuafua ai tupe maua mo le Matagaluega i totonu o le tala autu o le tupe a le Malo mo le faamaoniga a le Palemene.
2. Sa iai vaega o galuega faatino (outputs) na sili atu le faaaogāina o tupe faaalu nai loo tupe faaalu na fuafuaina. E tatau i le pulega ona iloilo ma mata’itu lelei le faaaogāina o tupe faaalu a le Matagalueg a ina ia foia ai lenei faafitauli.
3. nisi o mataupu i luga o Tusi o Faamaumauga Eseese (Accountable Forms) e aofia ai:
* Sa iai tusi o faamaumauga eseese e lei faamauina i le resitala
* E iai numera sa faaaogāina faalua mo le faanumeraina o Tusi Saofai.
* E lei lelei le faanumeraina o tusi mo faamasinoga o tupe totogi mo tinā ma fanau (maintenance books)
* E leai ni faamaumauga mo tusi ua maea faaaogāina ma toe faafoi mai i le Ofisa.
* E leai se resitala mo Api e faamau ai Tusi Saisai a alii Malu o le Malo (Warr ant Bailiff books).
4. Mataupu i luga o Risiti e aofia ai:
* Leai ni faamaoniga poo ni faamaumauga mo tupe aoina e lagolagoina ai risiti tusitusia (manual receipts)
* Leai ni faamaumauga e faamaonia ai aofai o tupe sa faarisiti e le talitupe (cashier).
* Sa tuai ona faatino teuga tupe i le faletupe mo tupe sa aoina mai mo tusi saisai (warrant)
* Sa lei mafai ona maua nisi o risiti i totonu o le Api e faamau ai Tusi Saisai a alii Malu o le Malo (bailiff book)
5. Sa maitauina le eseesega o auala sa faatinoina ai le faamauina ma le aoina o tupe maua mo Tusi Saisai i ofisa i Savaii ma Upolu. Sa maitauina foi ni faaletonu i auala sa faaaogāina i le ofisa i Savaii ma sa fautuaina ai le Matagaluega ina ia mautinoa le faaaogāina o se auala e tasi mo ofisa e lua ina ia tutus a ai le faatinoga o ia tiute.
6. Sa iai oloa vave faaaogā (consumable items) e lei resitalaina. E tatau i le Matagaluega ona resitala uma nei oloa ma ia mautinoa o loo iai pupuiga talafeagai (controls) mo faamaumauga o nei oloa.
7. tupe totogi a le Matagaluega e lei ogatasi ma faiga faavae mo le faatauga o oloa (procurement process). O lenei mataupu na mua’i lipoti foi i la matou suega ua tuanai. Sa fautuaina le Matagaluega e tatau ona saunia ma faamaonia muamua pepa talosaga mo oloa (purchase order) ae lei tauaao mai oloa mai faleoloa ina ia tausisia ai auala ma faiga faavae a le Malo.
8. Mataupu i luga o Aseta e aofia ai:
* E lei atoatoa faamaumauga o le resitala mo aseta.
* O aseta faaopoopo na faatauina e le Matagaluega i le vaitaimi o le suega e lei faamauina i le resitala.
* Sa maitauina o le faaaogāina pea o aseta ua maea ona tusi esea (write off) mai faamaumauga a le Matagaluega
* E lei iai ni numera atofaina (register numbers) mo le faailogaina o aseta
* Sa maitauina le faaaogāina pea o faailoilo tuai (old identification codes) mo le faailogaina o aseta.
* E lei faamauina i le resitala fesuiaiga o nofoaga o aseta sa siitia ese mai i o latou nofoaga na mua’i faamau ai i le resitala.
* Sa iai aseta e lei mafai ona siakiina ma vaaia i le taimi o le asiasiga.
* Sa iai aseta na faamaumau i lalo o oloa vave faaaogā (consumables).
Sa fautuaina le pulega e tatau ona faamauina lelei aseta uma a le Malo i le latou resitala o aseta. E tatau foi i le Matagaluega ona faamautu uma aseta pe faia ni lipoti o tulaga faaleto nu (Irregularity Report) mo ni aseta ua leiloloa. O aseta uma foi sa faatauina e le Matagaluega e tatau ona faamauina i le polokalame faakomipiuta a le Malo (Finance One).
9. Mataupu i luga o totogi o le aufaigaluega (payroll) ma Auaunaga Faa-le-Tagata Faigaluega (HR) e aofia ai:
* Sa iai tupe faasili sa maitauina i ovataimi ona o le eseese o itula sa faamaonia mai itula sa totogiina. O faamaumauga uma i luga o le polokalame faakomipiuta (system postings) e tatau ona mata’itu lelei ma mautinoa e tutusa ma faamaumauga o pepa faamaonia mo ovataimi (approved timesheet).
* E lei mafai ona faamaonia pepa ovataimi mo nisi o le aufaigaluega totogi aso (casual workers). E manaomia ona teu malu uma faamaumauga mo ovataimi ina ia faamaonia ai ovataimi uma na totogiina mo le aufaigaluega.
* E lei mafai ona maua faamaumauga o talosaga mo aso malolo (leave) a nisi o le aufaigaluega. E tatau i le Matagaluega ona uia ma tausisi i faiga faavae a le Komisi o Tagata Faigaluega a le Malo (PSC Working Conditions) i luga o faamaumauga o aso malolo (leaves).
10. Sa iai taavale a le Matagaluega sa sili atu le faaaogāina o penisini nai loo le $5,000 atofaina mo le taavale i le tausaga i le vaitaimi 2013-2014 e tusa ai ma faiga faavae a le Malo. Sa maitauina foi paleni tuua (outstanding invoices) mo penisini a le Matagaluega mo masina o Aperila, Me ma Iuni 2014 ona e lei gafatia i tupe faatatau mo le tausaga faaletupe 2013-2014.
Sa fautuaina le Matagaluega ina ia iloilo lelei ma mata’itu le faaaogāina o penisini ma ia tausisia faiga faavae uma a le Malo.
11. E lei iai se resitala mo Lipoti o Faaletonu (Irregularity Reports) a le Matagaluega. E tatau ona iai se resitala mo nei faamaumauga ina ia faigofie ai ona iloiloina nei mataupu ma fai iai fuafuaga tatau a le Matagaluega i le fo’ia ai o nei faaletonu.
12. E lei lelei ona faamauina tupe maua ma tupe faaalu mo le teuga tupe faamavaega o Tulafono (Law and Trust account receipts) i Savaii.
E tatau ona faaleleia auala ma iai ni puipuiga talafeagai (system and controls) mo lenei matafaioi ina ia mautinoa le atoatoa o tupe fetafea’i mo lenei teuga tupe.
13. Sa maitauina e lei faatinoina fautuaga sa tuuina atu i le Matagaluega e tusa ai ma le mua’i suega ua tuanai.
